Overslaan naar inhoud

Huishoudelijk reglement


HUISHOUDELIJK REGLEMENT

NextWave Entertainment vzw

Versie: 1.0

Datum inwerkingtreding: 19-02-2026

Goedgekeurd door: Raad van Bestuur op de zitting van 19-02-2026.


INHOUD

  1. Algemene bepalingen

  2. Missie en waarden

  3. Structuur van de vereniging

  4. Bestuursorgaan

  5. Dagelijks bestuur

  6. Werkgroepen & projectstructuren

  7. Vrijwilligerswerking

  8. Gedragscode

  9. Vertrouwelijkheid & privacy

  10. Financieel beheer

  11. Gebruik van materiaal & infrastructuur

  12. Intellectuele eigendom

  13. Media, communicatie & pers

  14. Evenementenorganisatie

  15. Radio- en mediabeleid

  16. Veiligheid & welzijn

  17. Sancties en tuchtprocedure

  18. Wijziging van het reglement


1. ALGEMENE BEPALINGEN

1.1 Dit huishoudelijk reglement regelt de interne werking van NextWave Entertainment vzw, aanvullend op de statuten en conform het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV).

1.2 Dit reglement is bindend voor:

  • Bestuurders

  • Leden

  • Vrijwilligers

  • Medewerkers

  • Artiesten onder contract

  • Partners die actief betrokken zijn bij de werking

1.3 In geval van tegenstrijdigheid tussen statuten en dit reglement, primeren de statuten.


2. MISSIE EN WAARDEN

NextWave Entertainment vzw heeft als doel:

  • Het ontwikkelen van radio- en mediaprojecten

  • Het organiseren van evenementen

  • Het ondersteunen van artiesten

  • Het creëren van een professioneel entertainmentplatform


Kernwaarden

  • Professionaliteit

  • Transparantie

  • Creativiteit

  • Inclusiviteit

  • Respect

  • Teamwork

  • Innovatie


3. STRUCTUUR VAN DE VERENIGING

De vzw omvat onder meer volgende projecten en merken:

  • iDance Radio

  • NextWave Records

  • NextWave Artists

  • Music Delivery

  • Eventconcepten zoals iDance NXT LEVEL Party

Elk project kan een eigen coördinator of verantwoordelijke hebben, aangesteld door het bestuursorgaan.


4. BESTUURSORGAAN

4.1 Het bestuursorgaan bestuurt de vereniging conform de statuten.

4.2 Taken:

  • Strategische beslissingen

  • Financiële goedkeuringen

  • Contractuele verbintenissen

  • Benoeming projectverantwoordelijken

4.3 Bestuursvergaderingen:

  • Minimaal 2 per jaar

  • Extra bijeenkomsten indien nodig

  • Beslissingen bij gewone meerderheid


5. DAGELIJKS BESTUUR

5.1 Het dagelijks bestuur staat in voor:

  • Operationele werking

  • Projectopvolging

  • Vrijwilligerscoördinatie

  • Externe communicatie

5.2 Het dagelijks bestuur rapporteert aan het bestuursorgaan.


6. WERKGROEPEN & PROJECTSTRUCTUREN

6.1 Voor specifieke projecten kunnen werkgroepen worden opgericht, zoals:

  • Eventorganisatiecomité

  • Muziekredactie

  • Marketingteam

  • Vrijwilligerscomité

6.2 Elke werkgroep:

  • Heeft een coördinator

  • Rapporteert aan dagelijks bestuur

  • Houdt verslag bij van vergaderingen


7. VRIJWILLIGERSWERKING

7.1 Vrijwilligers werken conform de Belgische vrijwilligerswet.

7.2 Elke vrijwilliger:

  • Ondertekent een vrijwilligersovereenkomst

  • Ontvangt duidelijke taakomschrijving

  • Handelt in naam van de vzw binnen afgesproken bevoegdheden

7.3 Vergoedingen:

  • Enkel indien goedgekeurd door bestuur

  • Conform wettelijke maxima

7.4 Gedragsnorm:

Vrijwilligers gedragen zich professioneel en respectvol tegenover publiek, partners en collega’s.


8. GEDRAGSCODE

Iedere betrokkene bij NextWave Entertainment vzw:

  • Gedraagt zich respectvol

  • Vermijdt discriminatie

  • Vermijdt belangenconflicten

  • Vermijdt reputatieschade

Ongewenst gedrag zoals:

  • Pesten

  • Intimidatie

  • Seksueel grensoverschrijdend gedrag

  • Misbruik van positie

wordt niet getolereerd.


9. VERTROUWELIJKHEID & PRIVACY

9.1 Interne informatie is vertrouwelijk.

9.2 GDPR wordt strikt nageleefd.

9.3 Leden mogen geen interne documenten verspreiden zonder toestemming.


10. FINANCIEEL BEHEER

10.1 Alle inkomsten en uitgaven verlopen via de officiële bankrekening.

10.2 Dubbele handtekening vereist boven [bedrag in te vullen].

10.3 Budgetten worden jaarlijks goedgekeurd.

10.4 Onkosten worden enkel terugbetaald mits:

  • Bewijsstuk

  • Voorafgaande goedkeuring


11. GEBRUIK VAN MATERIAAL & INFRASTRUCTUUR

  • Materiaal blijft eigendom van de vzw

  • Gebruik enkel voor verenigingsdoeleinden

  • Schade moet onmiddellijk gemeld worden

Studio- en eventmateriaal mag niet privé gebruikt worden zonder toestemming.


12. INTELLECTUELE EIGENDOM

  • Logo’s, branding en formats blijven eigendom van de vzw

  • Opnames en content geproduceerd binnen de werking behoren toe aan de vzw tenzij anders contractueel bepaald

  • Artiestencontracten regelen specifieke rechten


13. MEDIA, COMMUNICATIE & PERS

13.1 Enkel bevoegde personen spreken namens de vzw.

13.2 Social media gebruik:

  • In lijn met huisstijl

  • Geen negatieve publieke uitlatingen

13.3 Perscontacten verlopen via aangewezen verantwoordelijke.


14. EVENEMENTENORGANISATIE

14.1 Events worden georganiseerd volgens:

  • Veiligheidsnormen

  • Vergunningsplicht

  • Verzekeringsvereisten

14.2 Alcoholbeleid:

  • Naleving wettelijke leeftijdsgrenzen

  • Geen overmatig gebruik door crew

14.3 Sponsoring:

  • Contractueel vastgelegd

  • Transparant financieel beheer


15. RADIO- EN MEDIABELEID

15.1 Uitzendingen respecteren:

  • Mediawetgeving

  • Auteursrechten

  • Interne programmaregels

15.2 DJ’s en presentatoren:

  • Respecteren rotatiebeleid

  • Houden zich aan afgesproken tijdslots

  • Maken geen discriminerende of schadelijke uitspraken

15.3 Muziekredactie behoudt eindbeslissing over playlisting.


16. VEILIGHEID & WELZIJN

  • Respect voor arbeidsveiligheid

  • EHBO-verantwoordelijke bij events

  • Noodprocedures aanwezig bij grote evenementen


17. SANCTIES EN TUCHTPROCEDURE

17.1 Overtredingen kunnen leiden tot:

  • Mondelinge waarschuwing

  • Schriftelijke waarschuwing

  • Tijdelijke schorsing

  • Definitieve uitsluiting

17.2 Sancties worden beslist door het bestuursorgaan na hoorprocedure.


18. WIJZIGING VAN HET REGLEMENT

18.1 Het huishoudelijk reglement kan gewijzigd worden door het bestuursorgaan.

18.2 Wijzigingen worden schriftelijk meegedeeld aan alle betrokkenen.


SLOTBEPALING

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op [datum] en blijft geldig tot herziening.

Namens de Raad van Bestuur


K. DE JONGHE
Voorzitter Raad van Bestuur
Gedelegeerd Bestuurder