Overslaan naar inhoud

Vrijwilligersafspraken


NextWave Entertainment vzw

Laatst bijgewerkt op: [datum invullen]

Welkom bij NextWave Entertainment vzw.

Wij werken met een gedreven team van vrijwilligers die zich inzetten voor onze radioactiviteiten, evenementen, muziekprojecten en algemene vzw-werking.

Deze vrijwilligersafspraken verduidelijken de wederzijdse verwachtingen, rechten en plichten.


1. Wie zijn wij?

NextWave Entertainment vzw

Zuidstraat 86C

8630 Veurne

België

E-mail: info@nextwave-entertainment.be

Website: www.nextwave-entertainment.be

NextWave Entertainment vzw is actief in:

  • 🎧 Online radio (iDance Radio)

  • 🎶 Muziekproductie & labelwerking (NextWave Records)

  • 🎉 Events & concepten (o.a. iDance NXT LEVEL Party)

  • 🎙️ Podcasts & mediaprojecten

  • 🤝 Creatieve samenwerkingen en jongerenwerking


2. Wie kan vrijwilliger worden?

Vrijwilliger kan worden:

  • Iedereen van minimum 16 jaar (mits toestemming ouder/voogd indien minderjarig)

  • Personen die zich belangeloos willen inzetten

  • Personen die akkoord gaan met onze gedragscode en afspraken

Vrijwilligers kunnen actief zijn binnen:

  • Radio & studio

  • DJ-werking

  • Evenementenorganisatie

  • Promoteam / straatteam

  • Social media & content

  • Muziekredactie

  • Administratie & ondersteuning

  • Techniek & productie

  • Sponsoring & partnerships


3. Vrijwilligersstatuut

NextWave Entertainment werkt conform de Belgische vrijwilligerswetgeving.

Belangrijke principes:

  • Vrijwilligerswerk is onbezoldigd

  • Er is geen arbeidsovereenkomst

  • Er is geen hiërarchisch arbeidsverband zoals bij werknemers

  • Vrijwilligers engageren zich vrijwillig en zonder verplichting tot blijvende inzet


4. Verzekering

Alle geregistreerde vrijwilligers zijn verzekerd via:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid

  • Lichamelijke ongevallen tijdens activiteiten

  • Activiteiten onderweg (indien rechtstreeks verband houdend met de opdracht)

Details van de verzekering zijn op aanvraag beschikbaar.


5. Onkostenvergoeding

Vrijwilligers kunnen:

  • Ofwel kiezen voor terugbetaling van werkelijke kosten (met bewijsstukken)

  • Ofwel kiezen voor forfaitaire vrijwilligersvergoeding binnen de wettelijke maxima

De actuele wettelijke plafonds worden gerespecteerd conform Belgische wetgeving.

Onkosten worden enkel terugbetaald na voorafgaand akkoord van de organisatie.


6. Gedragscode

Van vrijwilligers verwachten wij:

  • Respect voor collega’s, artiesten, partners en publiek

  • Geen discriminerend, agressief of ongepast gedrag

  • Professionele houding tijdens radio-uitzendingen en events

  • Respect voor materiaal en infrastructuur

  • Vertrouwelijkheid rond interne informatie

Overtredingen kunnen leiden tot onmiddellijke stopzetting van de samenwerking.


7. Confidentialiteit

Vrijwilligers kunnen toegang krijgen tot:

  • Interne documenten

  • Sponsorinformatie

  • Artiesteninformatie

  • Financiële gegevens

  • Onuitgebrachte muziek

Deze informatie mag nooit gedeeld worden met derden zonder toestemming.


8. Gebruik van beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto's en video's gemaakt worden voor:

  • Website

  • Social media

  • Promotiedoeleinden

  • Pers

Door actief deel te nemen als vrijwilliger geeft men toestemming voor redelijk gebruik van beeldmateriaal in het kader van promotie van NextWave Entertainment.

Wie hier bezwaar tegen heeft, dient dit schriftelijk te melden


9. Aansprakelijkheid

Vrijwilligers engageren zich om:

  • Veiligheidsvoorschriften te respecteren

  • Geen roekeloos gedrag te stellen

  • Materiaal correct te gebruiken

Opzettelijke schade of zware fout kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid conform de wet.


10. Engagement & Beschikbaarheid

Vrijwilligers bepalen zelf hun inzet, maar wij vragen:

  • Tijdige communicatie bij afwezigheid

  • Respect voor gemaakte afspraken

  • Betrouwbaarheid bij events en uitzendingen

Bij structurele afwezigheid zonder communicatie kan de samenwerking worden stopgezet.


11. Stopzetting samenwerking

Zowel de vrijwilliger als NextWave Entertainment kunnen de samenwerking stopzetten:

  • Zonder opzegtermijn

  • Zonder vergoeding

  • Mits correcte communicatie

In geval van ernstige inbreuk kan onmiddellijke stopzetting plaatsvinden.


12. Gebruik van materiaal

Vrijwilligers kunnen gebruik maken van:

  • Studio-infrastructuur

  • Audioapparatuur

  • Promotiemateriaal

  • IT-systemen

  • Music Delivery platform

Alle materialen blijven eigendom van NextWave Entertainment en dienen correct behandeld te worden.


13. Digitale accounts & Toegang

Indien een vrijwilliger toegang krijgt tot:

  • E-mailaccounts

  • Studio software

  • Social media accounts

  • Interne systemen

Dan blijft dit eigendom van de organisatie en moet toegang bij stopzetting onmiddellijk worden beëindigd.


14. Intellectuele Eigendom

Creatieve bijdragen (beelden, teksten, ontwerpen, audio, video) gemaakt in het kader van vrijwilligerswerk voor NextWave Entertainment kunnen door de organisatie gebruikt worden voor haar werking en promotie.

Indien specifieke afspraken nodig zijn (bv. bij muziekproducties), worden deze afzonderlijk vastgelegd.


15. Contactpersoon vrijwilligers

Voor vragen of meldingen:

vrijwilligers@nextwave-entertainment.be

Of neem contact op met de vrijwilligerscoördinator.


16. Akkoordverklaring

Door het inschrijfformulier in te vullen en actief deel te nemen, verklaart de vrijwilliger:

  • Kennis te hebben genomen van deze vrijwilligersafspraken

  • Akkoord te gaan met deze voorwaarden

  • Zich te engageren in positieve samenwerking